Årsmøte - hva er det?

Kanskje har dere som klubb allerede gjennomført årsmøtet, eller er godt i gang med forberedelsene men lurer på et par ting eller tre? Her gir vi dere en liten oppsummering og forslag til videre lesing.  

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og skal avholdes en gang pr. år. - innen utgangen av mars. Det er årsmøtet som legger grunnlaget for klubbens virksomhet. Alle medlemmer som ønsker å være med på å bestemme hvordan klubben skal drives, oppfordres derfor til å delta på klubbens årsmøte.  

Finn NIF sin veiledning for hva klubben må gjøre i forkant, under og i etterkant av årsmøtet her og/eller les dere gjennom noen av våre oppsummeringer under:

FØR ÅRSMØTET:  

1. Hvordan skal årsmøtet avholdes?  ‍

Det er styret som må beslutte på hvilken måte årsmøtet skal gjennomføres. Dette besluttes gjennom et styrevedtak.  ‍

2. Innkalling

Årsmøtet innkalles av klubbens styre innen den fristen som fremgår av klubbens egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes. Dvs. - sjekk deres egen lov og hva dere har bestemt. Innkallingen må være synlig for alle medlemmene.  

NIF har utarbeidet et forslag til innkalling her. ‍

3. Sakslisten  

Sakliste med alle saksdokumenter, herunder inkludert valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene, f.eks. på hjemmesiden deres eller via e-post innen den frist som dere som klubb har skrevet i loven deres (som senest kan være én uke før årsmøtet).  

Q: Hva er valgkomiteens innstilling?  

Valgkomiteens innstilling er en liste over hvem som skal innstilles/velges på årsmøtet til det nye styret, utvalg m.m. Men hvor mange skal velges? Det kommer igjen an på hva klubben selv har bestemt i sin egen lov. Likevel er det verdt å nevne at det er noen minstekrav:  

‍

‍
Q: Hva er terskel?  ‍

Idrettstinget 2023 har vedtatt at idrettslag som er under en bestemt terskel (medlemstall og omsetning) skal pålegges færre krav enn idrettslag over terskelen.

For 2024 er terskelen:

- Færre enn 100 medlemmer, og

- Under kr 300 000 kr i omsetning

Begge vilkårene må være oppfylt for at idrettslaget skal anses å være under terskelen.
‍

NB: Ikke husket å oppdatere lovnormen deres? Les mer her.
‍

Q: Men hvem velger hvem som skal sitte i den nye valgkomiteen?  

Valgkomiteen skal ikke foreslå kandidater til ny valgkomitè. Det er det sittende styret i klubben som foreslår kandidater til ny valgkomitè. Ganske ofte er det uttredende styremedlemmer som foreslås som medlemmer av den nye valgkomiteen.  
‍

UNDER ÅRSMØTET:  

NIF har laget en kronologisk gjennomgang av de saker som behandles på årsmøtet. Sjekk den ut her - og/eller les noen av våre Q&A rundt sentrale punkter under:  

Q: Hva er en forretningsorden?

Forretningsordenen inneholder regler om hvor mange ganger hver enkelt møtedeltaker kan ta ordet i samme sak, hvor lange innleggene skal være, og at forslag det skal stemmes over må leveres skriftlig til dirigenten.  

Q: Hva er en årsberetning?

Årsmøtet skal behandle klubbens årsberetning for det forutgående året - dvs. en type oppsummering av hva som er blitt gjort i klubben siden forrige årsmøte.  

Q: Hva er et kontrollutvalg og hva er kontrollutvalgets beretning?

Klubben må i tillegg til det nye styret, også velge et kontrollutvalg med leder og minst ett styremedlem. Kontrollutvalgets oppgave er å kontrollere at styret gjør det de skal i henhold til det klubben selv har skrevet at den skal gjøre. Denne kontrollen skal kontrollutvalget så vise til på årsmøtet, gjennom kontrollutvalgets beretning.  

Q: Hva er en organisasjonsplan?  

Enhver klubb må ha en organisasjonsplan der det skal fremgå hvilke idretter klubben organiserer – f.eks. skate/surf/snowboard. Organisasjonsplanen regulerer derfor klubbens interne organisering og skal behandles og vedtas på klubbens årsmøte. Organisasjonsplanen kan f.eks. være et rent organisasjonskart, dvs. en tegning eller kart som viser lagets styre, avdelinger, utvalg, råd, komiteer osv. og forholdet mellom disse eller være en rent skriftlig fremstilling av organisasjonen, evt. en kombinasjon av tegning/kart og en beskrivelse.  
‍

ETTER ÅRSMØTET:

1) Protokoll

Klubben må skrive en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen.  

NIF har utarbeidet et forslag til protokoll her. ‍

2) Brønnøysundregistrene

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv.  i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.  

‍

Fortsatt ikke helt klok? Ikke nøl med å ta kontakt!

‍

Les mer her!